Ferramentas para medir produtividade: como a tecnologia pode ajudar a equilibrar o tempo de seus colaboradores (e até mesmo o seu)

As empresas estão sendo demandadas a fazer cada vez mais com menos. Tempo tornou-se um ativo valioso, que quando perdido não pode ser recuperado, seja na vida profissional ou na pessoal.

Diante desse cenário, tirar o máximo proveito das equipes e aumentar a produtividade, tanto de quem executa como de quem faz a gestão das tarefas, tornou-se um desafio diário.

Gerir esse indicador, identificar gargalos, motivos de desperdícios de tempo, procrastinações, entre outros aspectos importantes, é a melhor forma de superar esse obstáculo.

Além, é claro, de ajudar a equilibrar o tempo entre trabalho e vida pessoal, permitindo que as pessoas cumpram suas metas no dia a dia profissional com mais eficiência. Restando mais tempo para a família, amigos, lazer, bem-estar, etc. Aliás, isso é mais do que mandatório nesse novo normal, em que muitos estão home office.

Mas, como fazer o acompanhar os níveis de produtividade dos colaboradores, até mesmo com o objetivo de utilizar essa informação para uma auto avaliação? A tecnologia e as ferramentas para medir a produtividade no trabalho são importantes aliadas nesse sentido: elas ajudam a administrar o tempo e a fazer escolhas embasadas em fatos.

Nesse conteúdo vamos contextualizar alguns desafios, mostrar um pouco de como funciona um software para controle de produtividade, e como avaliação menos pessoal com o uso da tecnologia pode ser mais vantajosa.

Entendendo os contratempos com os quais as ferramentas de medir produtividade vão nos ajudar a lidar

As redes sociais, os programas de streaming, entre outras, são facilidades do mundo digital que, de certa forma, causaram um impacto no ambiente profissional e acabam sendo vistos como os vilões da produtividade.

Claro que outros pontos como falta de organização, sobrecarga de trabalho, conversas paralelas, ausência de foco, excesso de reuniões, falhas de comunicação etc. também impactam a produtividade e merecem atenção.

Por outro lado, a sensação de urgência em quase todas as tarefas do dia tomou conta da rotina de qualquer empresa há muito tempo e ficou mais acentuada neste momento em que as empresas estão enxutas e muitas pessoas estão trabalhando Home Office. Aliás, em casa os colaboradores têm que lidar ainda com outras distrações, como tarefas domésticas, filhos e por aí vai.

E isso requer mesmo equilíbrio. Caso contrário, teremos cada vez mais pessoas sofrendo com as chamadas doenças da vida moderna, como a síndrome do Burnout ou Síndrome do Esgotamento Profissional, que tem como principal causa o excesso de trabalho.

Desta forma, questionamentos sobre se o tempo dos colaboradores está sendo bem usado são cada vez mais frequentes. Será que o José está sendo produtivo efetivamente como eu ele pode ser?  Será que ele está conseguindo tempo para acompanhar as aulas on-line do seu filho? E eu, como gestor, será que estou aproveitando bem meu tempo?

Mas, como medir a produtividade da equipe de forma correta?

Antes de apontar a melhor solução, vale já deixar claro que confiar apenas no feeling pessoal, de quem avalia e de quem é avaliado, não costuma ser totalmente efetivo.

O conceito de produtividade varia de uma pessoa para outra, de empresa para empresa. Muitas vezes, quem é improdutivo, considera-se extremamente produtivo e quem é produtivo se acha extremamente improdutivo. Tudo acaba baseando-se no up ou no down e não existe um meio termo.

O gestor também pode equivocar-se ao avaliar a produtividade de um colaborador apenas com base em fatos empíricos, sem embasamento numérico e sem uma visão 100% clara e real.  O que acaba fugindo até do conceito de transformar dados em informação de valor.

Desta forma, as ferramentas para medir produtividade emergem como a melhor saída para atender ao desafio de ajudar aprimorar o controle de produtividade de um colaborador, para que ele consiga o equilíbrio. São aplicações e tecnologias que mostram em condições isentas e imparciais, em tempo real e com base histórica, as atividades (ou inatividades), individualmente, de cada membro da equipe.

Quais as vantagens da tecnologia como forma de apoiar essa aferição?

Lembrando que acompanhar a produtividade não é sobre vigilância e sim sobre equilíbrio. Pessoas que usam seu tempo melhor são mais felizes, mais dispostas, sofrem menos do stress.

Como já dito, um software de controle de produtividade elimina qualquer possibilidade de avaliação com cunho pessoal e ainda tira do gestor toda essa carga de tomar decisões com base em empirismos e até mesmo de ser generalista, como acontece muitas vezes.

E vamos convir que não ter uma visão exata do que é ou não improdutivo pode dar brechas para uma crítica/avaliação que não seja construtiva. O que de certa forma distorceria a finalidade disso tudo: encontrar o equilíbrio e ser o gatilho para melhorias.

Ou seja, uma ferramenta para medir produtividade que não seja tabulada pelo usuário, traz uma visão muito imparcial. Deixa bastante transparente o que precisa ser ajustado. É uma chance de entender quem é o colaborador, por exemplo, que está afetando o indicador global. Esse, aliás, é o princípio básico do modelo de competição.

E isso não traz só o aspecto negativo relacionado ao “puxão de orelha”, mas oferece também uma forma de saber quem precisa de treinamento.

Já para o colaborador, é uma possibilidade de autoconhecimento para alcançar um equilíbrio por meio do entendimento a respeito das atividades com as quais ele está perdendo tempo e como ele pode melhorar isso.

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